ADDISON Scannen - Buchen - Archivieren

Das Erfassen von Belegen nimmt viel Zeit in Anspruch, insbesondere die Eingabe von Rechnungsdaten. Mit ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren beschleunigen Sie diesen Vorgang erheblich.

 

Ein alltäglicher, in der Regel aber auch zeitaufwändiger Vorgang: die Verbuchung von Eingangsrechnungen. Allein das Erfassen der Belegdaten nimmt dabei mehr als ein Drittel der Bearbeitungszeit in Anspruch! Mit ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren steht Ihnen ein Tool zur Verfügung, mit dem Rechnungen automatisiert digital aufbereitet und archiviert werden können.

Als Teil der ADDISON Finanzbuchhaltung ermöglicht das Modul eine weitgehend automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Die Archivierung der Belege kann entweder im integrierten Archiv oder über die Anbindung an das Dokumentenmanagement-System DocuWare erfolgen.

Durch das automatisierte Bearbeiten von Belegen, wie z. B. Eingangsrechnungen, werden zeitaufwändige und kostenintensive Tätigkeiten deutlich reduziert.

Einlesen der gescannten Belege

Mit ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren, einem Modul der ADDISON Finanzbuchhaltung, entfällt der Großteil manueller Eingaben. Bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Die Belege werden zunächst gescannt und als TIF-, JPG- oder PDF-Files eingelesen. Eine integrierte OCR-Erkennung (optische Zeichenerkennung) sorgt dafür, dass die Daten automatisch weiterverarbeitet werden können.

Automatische Buchungsvorschläge

Das Programm erstellt weitgehend automatisiert auf den jeweiligen Beleg bezogene Buchungsvorschläge, verknüpft die Kontierung mit dem Dokument und archiviert sie im System. Von dort lässt sich der Beleg jederzeit wieder aufrufen. Selbstverständlich können Sie sämtliche Vorschläge in der Buchungsmaske nachbearbeiten. Die dazugehörige Rechnung wird dabei neben der Buchung angezeigt. Und ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren lernt sogar noch dazu: Wurde eine Buchung manuell von Ihnen bearbeitet und ergänzt, so können Sie diese Informationen als Regel für künftige Erfassungen hinterlegen.

Aktuelle Daten in der Buchführung

Mit ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren fließen alle bearbeiteten Eingangsrechnungen zeitnah in die Buchführung ein, die dadurch eine hohe Qualität aufweist. Für die Unternehmenssteuerung relevante Auswertungen können zeitnah erstellt werden – und Sie erkennen frühzeitig, wo sich Handlungsbedarf abzeichnet.

Ad-hoc-Workflows einrichten

ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren ermöglicht es Ihnen zudem, Arbeitsabläufe zu definieren und zu vereinfachen: Auf elektronischem Weg lassen sich Dokumente problemlos zwischen verschiedenen Anwendern austauschen und gemeinsam bearbeiten. Auf diese Weise können Sie beispielsweise Zahlungsanweisungen erteilen, Belege mit Notizen und Bearbeitungshinweisen versehen oder mit virtuellen Stempeln abzeichnen und anschließend an einen anderen Benutzer senden.

 

Ihr Nutzen durch digitale Belegverarbeitung

  

  • Zeitnahe Erfassung und Archivierung der Belege
  • Automatische Erkennung der Texte (OCR-Analyse)
  • Automatisierter Vorschlag der Buchung anhand der erkannten Texte
  • Verknüpfung der Buchung mit dem Dokument
  • Permanenter Zugriff auf die archivierten Belege
  • Integriertes Lernsystem - einmal manuell gebucht, merkt sich das System die Konten
  • Automatische Stammdatenpflege durch Ergänzungen aus der OCR-Analyse wie z. B. Umsatzsteueridentnummer
  • Unterstützung unterschiedlicher Formate wie TIF, PDF, Mehrfach-TIF, Mehrfach-PDF
  • Flexibles Dokumentrouting
  • Flexible Workflows für die Bearbeitung
  • Optimierte Serverauslastung durch Prozessverteilung der OCR-Analyse
  • Optionale Integration der Kodak Scan Station 520EX mit Zusatznutzen
  • Anbindung externer Standorte und Niederlassungen
  • Integriertes Archiv oder Anbindung an DocuWare
  • Anbindungen an weitere DMS-Lösungen einfach möglich