SENIOR-OFFICE Bewohnerverwaltung und Abrechnung

SENIOR-OFFICE – Die Bewohnerverwaltung für unterschiedliche Einrichtungsarten

SENIOR-OFFICE wurde 1996 in enger Zusammenarbeit mit dem zu diesem Zeitpunkt größten privaten Träger für Senioreneinrichtungen in Deutschland entwickelt.

Seit dieser Zeit wurde der Umfang von SENIOR-OFFICE kontinuierlich erweitert und stellt heute eine Organisationslösung für viele Einrichtungsarten dar, die keine Wünsche offen lässt.

SENIOR-OFFICE beinhaltet die Abrechnungsarten für Einrichtungen der vollstationären Pflege, Kurz- und Tagespflege, Betreutes Wohnen mit angegliederter ambulanter Pflege, Behinderteneinrichtungen mit Anrechnung von WFB-Lohn, Kinder- und Jugendeinrichtungen incl. ITSG-Schnittstellen SGB V und SGB Xl.

Die Anbindung an das Pflegeplanungs- und Dokumentationssystem GriPS G4 wird über eine bidirektionale Schnittstelle zum Austausch und Abgleich von Bewohnerstammdaten realisiert.

Ablauforientierte Bedienerführung mit neuer Navigationsstruktur

Das seit vielen Jahren in der Praxis bewährte Bedienkonzept von SENIOR-OFFICE wurde für Sie weiter vereinfacht. Hierzu ist eine neue Navigationsstruktur eingefügt worden, die Ihnen die einzelnen Stammdateninhalte und Programmbereiche weiter zusammenfasst. Die so neu gestaltete ablauforientierte Bedienerführung erleichtert Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit den Überblick über Ihre Stammdaten zu behalten. Wichtige Informationen sind dadurch noch schneller im Zugriff.

Navigationsoberfläche
Menüansicht

Stammdatenanlage

Die Stammdaten Ihrer Kostenträger (hier dargestellt am Beispiel einer Krankenkasse) werden in einem eigenen Programmbereich übersichtlich verwaltet. Sie haben die Möglichkeit, individuelle Abrechnungskennzeichen für z.B. Einzel- oder Sammelrechnungen für jeden Kostenträger zu setzen.

Auch die notwendigen Daten für die elektronische Übermittlung der geschriebenen Rechnungen an die ITSG hinterlegen Sie hier. Auf einen Blick sehen Sie die Daten des angeschlossenen Rechenzentrums sowie der Papierannahmestelle.

Frei definierbare Pflegestufen und zukünftig Pflegegrade sind eine wichtige Grundlage für Ihre Statistiken und lassen sich an die Struktur Ihres Hauses anpassen.

Anlage von Kostenträger
freie Definition von Pflegegraden

Bewohnerverwaltung

Die übersichtliche und in der Reihenfolge der Bearbeitung angeordnete Darstellung der verschiedenen Bereiche Iher Bewohnerverwaltung im Menübaum ermöglicht Ihnen eine ablauforientierte Erfassung der Daten.

Mit einem Mausklick auf den jeweiligen Menüzweig werden die Daten nach Einsatzgebieten logisch getrennt dargestellt. Auf diese Weise haben Sie eine gute Übersicht. Daten lassen sich so von Ihnen auch schneller erfassen oder ändern.

Die Darstellung der Leistungen ist transparent. Alle Leistungen sind im Überblick farblich nach Leistungsart gekennzeichnet.

Bewohnerstammdaten - Belegung - Pflegegrad - PEA
Abrechnungsleistungen beim Bewohner farblich gekennzeichnet
Flexible Abrechnung nach unterschiedlichsten Auswahlkriterien

Große Flexibilität und Komfort

Beim Start der Abrechnung bestimmen Sie, wie abgerechnet werden soll. Durch Auswahl der jeweiligen Option legen Sie den Abrechnungszeitraum und die Art der Abrechnung fest. Es können ausgewählte oder alle Bewohner abgerechnet werden.

Alternativ können Sie eine Selektion nach Trägern, Kontakten oder Leistungen vornehmen. Jeder Rechnungslauf kann wieder rückgängig gemacht (storniert) werden. Ist zum Abrechnungszeitraum kein Drucker im Zugriff, kann die Kontrolle zunächst am Bildschirm erfolgen und der Rechnungsstapel später ausgedruckt werden.

Selbstverständlich ermöglicht Ihnen SENIOR-OFFICE automatische Rückrechnungen bei Pflegesatz- oder Pflegestufenänderungen sowie Abwesenheitsgutschriften jederzeit sofort oder mit dem nächsten Monatslauf durchzuführen

Rechnungsübersicht und Rechnungsauskunft

Für einen ausgewählten Bewohner werden die berechneten Daten nach Zeiträumen angezeigt. Auf diese Weise können Sie Abweichungen der einzelnen Monate sofort erkennen.

Mit einem Doppelklick verzweigen Sie in die Rechnungsauskunft und können den Abweichungen nachgehen.

In der Rechnungsauskunft lassen sich Rechnungen durch eine komfortable Suche für bestimmte Bewohner, Kostenträger, Kontakte, Rechnungsläufe, Rechnungsdatum oder über eine Einzelauswahl finden und können bei Bedarf erneut gedruckt werden.

Kontrolle der Monate
Sicherheit durch schnelle Prüfung

Kurzeit- und Tagespflegeabrechnung sicher im Griff

Erfassung Kurzeit- und Tagespflege

Für die Abrechnung der Kurzzeit- und Tagespflege sowie des betreuten Wohnens hinterlegen Sie im Bewohnerstamm die entsprechenden Leistungen und die Steuerungen für die Regelungen zur Deckelung der Beträge. Die Kurzzeitpflege kann wahlweise nach Anzahl Tagen und/oder Höchstbetrag „gedeckelt“ werden.

Überschreitende Beträge werden automatisch errechnet und dem hinterlegten Rechnungsempfänger berechnet.

Die Anwesenheitstage für die Kurzzeit- und Tagespflege erfassen Sie komfortabel und sehr übersichtlich in einem Kalender. Die Gesamtanzahl der Tage wird zu Kontrollzwecken (Beantragung der Verhinderungspflege) während der Erfassung laufend angezeigt.

Stapelerfassungsmodule erleichtern die Arbeit!

Für umfangreiche Vorerfassungen von Einzelleistungen oder Barbeträgen stehen Ihnen verschiedene Stapelerfassungsmodule zur Verfügung. Damit können Sie große Mengen an Daten besonders zeitsparend erfassen.

 

Datenimport von Telefonanlagen, Kassensystem etc. (Module)

Als Ergänzug zu den Stapelerfassungen helfen Ihnen Schnittstellen zu externen Programmen den manuellen Erfassungsaufwand zu minimieren. So können z.B. die Telefoneinheiten der Bewohner aus Ihrer hausinternen Telefonanlage übernommen und automatisiert auf die Bewohnenrrechnungen gesetzt werden. Abrechnungsdaten lassen sich aber auch aus dem Wäschereibereich oder aus einem Kassensystem im Restaurantbereich übernehmen. 

 

Datenausgabe an die Finanzbuchhaltung (Modul)

Nach der Rechnungsschreibung übergeben Sie Ihre Daten über Tastendruck an die Finanzbuchhaltung. Verschiedene Schnittstellen, wie z. B. Addison ZMIS, DATEV Self KNE, Syska EURO-FIBU und weitere stehen bereits zur Verfügung. Sollte Ihre Finanzbuchhaltung noch nicht dabei sein, kann die entsprechende Schnittstelle integriert werden. 

 

Datenausgabe an Banken - SEPA

Lastschriften lassen sich per standardisierter XML-Schnittstellendatei an Ihre Bank liefern oder können über ein Onlinebanking Programm weiter verarbeitet werden.

Die Ausgabe der Lastschriften im SEPA-Lastschriftverfahren ist integriert. 

 

Datenausgabe ITSG - SGB V - SGB XI (Modul)

Fakturierdaten aus SGB-V / SGB-XI Leistungen können Sie elektronisch per ITSG-Schnittstelle und Verschlüsselungssoftware per E-Mail oder Internetüber­tragung an die Abrechnungsstellen der Krankenkassen und Pflegekassen übermitteln. 

 

Belegungsdaten an den Dienstplan (Modul)

Die Belegungsdaten der Bewohner lassen sich an P-PLUS.NET Dienstplan zur Ermittlung der Über- / Unterdeckung bei Ihrem Personaleinsatz ausgeben. 

 

Dokumentenverwaltung - sinnvolles Ergänzungsmodul

Alle Adressdaten und Stammdaten können problemlos in der SENIOR-OFFICE Dokumentenverwaltung weiterverarbeitet werden.

 

Datenausgabe an Microsoft-Produkte

Übergeben Sie ausgewählte Daten (Selektionen) und Druckausgaben direkt nach z.B. Microsoft Word um sie dort weiter zu bearbeiten.

Barbetragsverwaltung - Alles im Griff

Hier führen Sie sowohl die Verwaltung der Verwahrgelder, als auch die Erfassung von Auslagen wie Pflegemittel, Medikamentenzuzahlungen für Ihre Bewohner durch. Auf Wunsch werden Auszahlungsquittungen, Buchungsjournale und Barbetragskonten erstellt.

In Rechnung gestellte Beträge werden als Gutschrift übernommen.  Die von Ihnen erfassten Auslagen können automatisch in Rechnung gestellt werden. Auf diese Weise haben Sie jederzeit einen genauen Überblick über das Konto des Bewohners und den Stand Ihrer Barbetragskasse.

Barbetragsverwaltung
Kontendruck für einen Bewohner

Belegungsstatistiken

Erstellen Sie Belegungsstatistiken für Ihr gesamtes Haus oder getrennt nach Pflegestufen, Wohnbereichen und Unterbringungsarten. Sie sind jederzeit für beliebige Zeiträume und Stichtage abrufbar.

 

Pflegetagestatistik

Mehrere aussagekräftige Pflegetagestatistiken informieren Sie jederzeit über die Auslastung Ihrer Einrichtung (zeitraum- oder stichtagsbezogen).

 

Informationen

In diesem Bereich können sehr schnell die wichtigsten Informationen abgefragt werden. Auf Knopfdruck stehen Ihnen z.B. die Anzahl freier Zimmer und die Info, welches Zimmer ab wann verfügbar ist, bereit.

Belegungsstatistik
Pflegetagestatistik nach Pflegegraden
Verfügbarkeit von freien Zimmern/Betten

Dokumente schnell und zentral im Zugriff (Zusatzmodul)

Übersicht über vorhandene Dokumente
Beispiel Vorlage Heimvertrag
Beispiel Vorlage Kostenvorschlag Heimkosten

Die in SENIOR-OFFICE integrierte Dokumentenverwaltung unterstützt Sie in Ihrem täglichen Papierkrieg. Sie hilft Ihnen bei der Erstellung von Behördenschreiben, Heimverträgen, Serienbriefen, Abwesenheitsmeldungen und vielem mehr.

Jetzt wurde die Dokuementenverwaltung in SENIOR-OFFICE zu einer elektronischen Bewohnerakte erweitert. Nahezu alle Dateitypen wie DOC, XLS, PDF, JPG, BMP, AVI, MP3, können importiert und und dem jeweiliegen Bewohner zugeordnet werden. 

Mit der SENIOR-OFFICE Dokumentenverwaltung haben Sie Zugriff auf bereits erstellte Dokumente für jeden Bewohner.

Kostenübernahmeerklärungen, Arztbriefe, die eingescannt wurden, können mit einer Betreffzeile zum schnellen Auffinden versehen werden.

Bereits erstellte Dokumente und Vorlagen können aus Ihrer jetzigen Korrespondenz übernommen werden.

Mit der Dokumentenverwaltung lassen sich Serienbriefe und Anschreiben, wie z.B. Einladungen, Pflegesatzerhöhungen, Bestellung eines Betreuers, etc. auf einfachem Weg erstellen.

Vorhandene Excel-Tabellen lassen sich als eingebettete Objekte in die elektronische Bewohnerakte (z.B. Angebote über Unterbringungskosten, etc.) integrieren.

Formulare und Dokumente werden vor unberechtigtem Aufruf durch die integrierte Zugriffsverwaltung auf einzelne Ordner geschützt.

Die elektronische Bewohnerakte lässt sich frei gestalten und kann dadurch an die Organisationsstruktur Ihrer Einrichtung optimal angepasst werden.

Über die Dokumentenverwaltung von SENIOR-OFFICE haben Sie einen schnellen Zugriff auf alle Bewohner-, Bewerber- und Angehörigendaten nach unterschiedlichen Sortierungen.

Bewerberverwaltung (Zusatzmodul)

Die in SENIOR-OFFICE integrierte Bewerberverwaltung wurde grundlegend überarbeitet und erweitert. Erfassen Sie Ihre Bewerberdaten in einer Bildschirm Maske, die im Aufbau der Bewohnerverwaltung gleicht. Halten Sie Kontakte fest. Vermerken Sie , welches Informationsmaterial bereits verschickt wurde und wer den Vorgang bearbeitet hat.

Erfassen Sie Multiplikatoren für statistische Auswertungen oder zur Übersicht bei der Anwendung  eines eventuellen „Bonussystems“. Diese Organisationen oder Personen können einer Bewerberaufnahme zugeordnet werden. 

Soll der Bewerber als Bewohner aufgenommen werden, ergänzen Sie einfach noch den Wohnbereich und die Zimmernummer und übernehmen auf „Knopfdruck“ die Daten in die Bewohnerverwaltung. Die übernommenen Daten werden für spätere Statistikauswertungen archiviert.

Für Ihre Aktivitäten im Bereich Marketing stehen Ihnen Bewerberlisten, Aktivitätslisten und Multiplikatoren-Auswertungen zur Verfügung. Stellen Sie fest, welche Organisation Ihnen wie viele Bewohner „gebracht“ hat und vergüten Sie diese Erfolge mit einem Bonus.

Bewerber Stammdaten
Multiplikatoren
Aktivitätenverwaltung Marketing
Auswertung nach Multiplikatoren

Verprobung (Zusatzmodul)

Abweichungsanalyse Mittelwert
Drucklistenauswahl
Verprobung Bewohner Leistungssatz

Haben Sie auch schon Abweichungen in Ihrer Abrechnung aufgrund von eventuellen Erfassungsfehlern gesucht? Hier unterstützt Sie Senior-Office mit dem Zusatzmodul „Verprobung“ effektiv. Abweichungen in der Berechnung wegen möglicher Stammdaten-/Erfassungsfehlern oder Miderberechnungen aufgrund von Abwesenheiten (Krankhaus/Urlaub) lassen sich schnell erkennen.

Für die Erkennung der Abweichungen stehen Ihnen zwei verschiedene Auswertungsarten zur Kontrolle zur Verfügung.

 

Mittelwertabweichung

Diese Auswertung stellt Ihnen für einen ausgewählten Zeitraum die berechneten Beträge für jeden einzelnen Tag zusammen. Zu allen Abweichungen von einem Mittelwert werden die entsprechenden Zeiträume detailliert aufgelistet.

Zusätzlich werden die Belegung, die Pflegestufen, die zugeordneten Leistungen und die Abwesenheiten mit ausgegeben.

Abweichungen können somit sehr einfach erkannt und korrigiert werden.

 

Stammdatenabweichungen feststellen

Mit dieser Abfrage werden die Leistungszuordnungen und die Belegungsdaten im Bewohnerstamm abgeglichen. Bei Abweichungen im Bereich der Pflegestufe und des Unterbringungsstatus werden Ihnen die entsprechenden Zeiträume detailliert aufgelistet. Sie können diese Überprüfung gezielt für einen Bewohner, eine Auswahl von Bewohnern oder regelmäßig für alle Bewohner durchführen.

Schnittstelle mit GriPS G4 Pflegeplanung / Dokumentation (Zusatzmodul)

Mit der Schnittstelle zur GriPS G4 Pflegedokumentation eröffnet SENIOR-OFFICE die perfekte Möglichkeit eines der flexibelsten Bewohnerverwaltungs- und Abrechnungssysteme mit der einzigartigen Pflegeplanungs- und Dokumentationssoftware GriPS G4 zu verbinden.

GriPS G4 beinhaltet das komplette Pflegefachwissen ENP (European nursing care pathways), das mit weit über 10.000 Verknüpfungen im System Ihnen immer auf Basis pflegewissenschaftlicher fundierter Erkenntnisse (auf Literatur gestützt) Vorschläge zur Pflegeplanung machen kann.

Zwischen beiden Systemen werden über eine bidirektionale Schnittstelle die Stammdaten der Bewohner, sowie Abwesenheitseinträge ausgetauscht.

Dabei ist es unerheblich, ob ein neuer Bewohner zuerst in SENIOR-OFFICE oder z.B. am Wochenende zuerst in der Pflege in GriPS G4 aufgenommen wurde. Die Systeme gleichen sich ab.

Link zu GriPS G4

 

 

SENIOR-OFFICE...

  • bietet beste Funktionalität und damit noch einfachere und übersichtlichere Bedienung.
  • ist spezialisiert auf die Abrechnung von Senioreneinrichtungen, Behinderten- und Kinderheimen.
  • unterstützt im Netzwerk den Einsatz eines Servers und Terminalservers und hat Freigaben für Windows 2008 / 2012 Server, sowie am Client Windows 7, Windows 8 und Windows 8.1.
  • ermöglicht das Anlegen von Mandanten. Das heißt, mehrere Einrichtungen können innerhalb eines Systems gleichzeitig und auch von mehreren Arbeitsplätzen aus verwaltet werden.
  • verwaltet alle Heimverwaltungs- und Abrechnungsdaten in einer zentralen Datenbank.
  • passt sich Ihrer Organisationsstruktur an. Stammdaten, Systemdaten und Einrichtungsdaten sind frei definierbar.
  • ist flexibel in der Heimabrechnung. Die individuelle Steuerung von abrechnungsrelevanten Daten, z. B. nach den Richtlinien der Pflegeversicherung, hilft auch schwierigste Abrechnungsfälle zu lösen.
  • verschafft höchsten Informationsgehalt durch viele praxisbezogene Auswertungen.
  • gewährleistet eine Datenausgabe aller Auswertungen z.B. nach MS WORD für weitere Verarbeitungszwecke.
  • optimiert den Informationsfluss innerhalb der Einrichtung zwischen Heimleitung und Verwaltung, sowie gegenüber der Heimaufsicht.
  • bietet für den versierten Anwender die Möglichkeit, eigene Abfragen und Auswertungen zu erstellen.
  • schafft Transparenz im Briefverkehr mit Bewohnern, Betreuern, Ämtern und sonstigen Empfängern durch das Modul Dokumentenverwaltung.
  • dient als hervorragendes Informationsmedium